Personuppgifter (GDPR), cookies och om webbplatsen

Personuppgifter (GDPR) och cookies

För oss på Första AP-fonden är den personliga integriteten hos de individer som vi på olika sätt interagerar med mycket viktig. Vårt mål är att de ska känna sig trygga när vi behandlar deras personuppgifter. I vår roll som personuppgiftsansvarig ser vi därför till att tillämplig lagstiftning om skydd för dessa uppgifter alltid följs.
Första AP-fonden är en statlig myndighet och det innebär att meddelanden som skickas till oss blir allmänna handlingar.

Integritetsmeddelande

Allmänt

Första AP-fonden, org.nr. 802005-7538 (”AP1” eller ”Fonden”) respekterar och värnar om din personliga integritet. Vi vill att du ska känna dig trygg när vi behandlar dina personuppgifter. Vi vill med detta integritetsmeddelande (”Integritetsmeddelande”) visa hur vi säkerställer att dina personuppgifter hanteras i enlighet med tillämplig lagstiftning.
Första AP-fonden förvaltar del av buffertkapitalet i inkomstpensionssystemet. För att kunna utföra det uppdraget måste vi använda personuppgifter om dig. Detta Integritetsmeddelande gäller dig som exempelvis är kontaktperson för en samarbetspartner eller avtalspart till Fonden, ansöker om en tjänst hos oss, besöker vår webbplats eller vårt kontor eller på annat sätt interagerar med oss genom t.ex. e-post.

Tillämpningsområde

Detta integritetsmeddelande gäller för Första AP-fondens all användning av personuppgifter inom ramen för vår verksamhet i förhållande till de som lämnar personuppgifter till oss eller de vars personuppgifter vi erhåller från andra källor.

Personuppgiftsansvarig och dataskyddsombud

Fonden är personuppgiftsansvarig för användningen av dina personuppgifter och ansvarar för att användningen sker i enlighet med tillämplig lagstiftning. Du finner kontaktuppgifter till oss längst ned i detta Integritetsmeddelande.
Vi har utsett ett dataskyddsombud (”Dataskyddsombudet”). Dataskyddsombudet har bland annat till uppgift att övervaka att vår användning av personuppgifter sker i enlighet med tillämplig lagstiftning. Dataskyddsombudets kontaktuppgifter är dataskyddsombud@ap1.se.

Vår användning av dina personuppgifter

Vi på Fonden använder dina personuppgifter för att kunna utföra vårt uppdrag, för att kunna informera om vår verksamhet samt för att kunna interagera med dig. Vi använder därför dina personuppgifter för följande syften:

  • Administration och fullgörande av avtal samt i syfte att tillvarata våra rättsliga intressen
  • Rekrytering
  • Kommunikation med dig, säkerhet och tillhandahållande av information
  • Fullgörande av vårt uppdrag

I nedanstående tabeller får du mer information om bl.a. varför vi använder dina personuppgifter, vilka personuppgifter vi sparar för att uppnås de ändamålen och hur länge vi sparar dina personuppgifter.

Syfte: Administration och fullgörande av avtal samt i syfte att tillvarata våra rättsliga intressen vid en tvist.
Personuppgifter: Kontaktuppgifter såsom namn, personnummer, telefonnummer och e-postadress.

Vad vi gör: Laglig grund: Lagringstid:
Vi använder dina uppgifter för att kunna utföra vårt uppdrag att förvalta kapital.
Om det uppstår en tvist har vi rätt att använda dina uppgifter i syfte att fastställa, försvara eller göra gällande det rättsliga anspråket.
Fullgörande av avtal. Om det uppstår en tvist har vi rätt att använda dina uppgifter med stöd av uppgift av allmänt intresse. Uppgifterna sparas under hela avtalsförhållandet med Fonden och upp till 12 månader från det att avtalstiden upphört. Uppgifterna får sparas längre om de behövs för att fastställa, försvara eller göra gällande ett rättsligt anspråk eller om vi är skyldiga enligt lag eller föreskrift.

Dina rättigheter: Du har rätt att invända mot personuppgiftsanvändning som sker med stöd av en uppgift av allmänt intresse. Om du invänder mot sådan användning kommer vi enbart att fortsätta användningen om det finns viktiga skäl till användningen som väger tyngre än dina intressen. Se nedan om du vill läsa mer om vilka rättigheter du har.

Syfte: Rekrytering
Personuppgifter: Kontaktuppgifter såsom namn, telefonnummer och e-postadress, samt det du skickar in till oss såsom CV, personligt brev, referenser.

Vad vi gör: Laglig grund: Lagringstid:
Vi använder dina personuppgifter för att kunna behandla din ansökan vid en rekryteringsprocess. Uppgift av allmänt intresse, eftersom vi bedömer det nödvändigt att kunna behandla dina personuppgifter under en rekryteringsprocess. Vi sparar och använder dina personuppgifter för detta ändamål till dess rekryteringen är klar eller så länge vi behöver för att kunna tillvarata våra rättsliga intressen.

Dina rättigheter: Du har rätt att invända mot personuppgiftsanvändning som sker med stöd av en uppgift av allmänt intresse. Om du invänder mot sådan användning kommer vi enbart att fortsätta användningen om det finns viktiga skäl till användningen som väger tyngre än dina intressen. Se vidare nedan om dina rättigheter.

Syfte: Kommunikation med dig, säkerhet samt tillhandahållande av information
Personuppgifter: Kontaktuppgifter såsom namn, telefonnummer och e-postadress samt andra uppgifter, som lämnas i samband med anmälan till prenumeration av nyheter, som lämnas i samband med att du t.ex. skickar e-post till oss samt som lämnas i samband med att du besöker oss.såsom namn, personnummer, telefonnummer och e-postadress.

Vad vi gör: Laglig grund: Lagringstid:
Vi använder dina personuppgifter för att:kunna administrera prenumeration av nyheter från oss, kommunicera med dig via t.ex. e-post eller för att vi ska veta vem som befinner sig i våra lokaler samt kunna meddela den du ska besöka att du är på plats. Uppgift av allmänt intresse, eftersom vi bedömer det nödvändigt att kunna uppfylla vårt uppdrag. Vi sparar och använder dina personuppgifter för detta ändamål till så länge du är prenumerant, så länge som krävs för att kunna svara dig när du kommunicerar med oss eller så länge vi är skyldiga enligt lag eller föreskrift. Besöksloggar raderas i slutet av samma dag.

Dina rättigheter: Du har rätt att invända mot personuppgiftsanvändning som sker med stöd av en uppgift av allmänt intresse. Om du invänder mot sådan användning kommer vi enbart att fortsätta användningen om det finns viktiga skäl till användningen som väger tyngre än dina intressen. Se vidare nedan om dina rättigheter.

Varifrån kommer dina personuppgifter?

De personuppgifter vi använder om dig har du lämnat till oss. Du lämnar uppgifter såsom kontaktuppgifter i samband med att du kontaktar Fonden exempelvis genom att skicka ett e-postmeddelande eller lämnar en jobbansökan. Du som är anställd eller företrädare för en samarbetspartner, avtalspart eller leverantör till Fonden lämnar uppgifter till oss i samband med avtalstecknande eller när du på annat sätt interagerar med Fonden. När du besöker vår webbplats samlas viss information såsom cookies in vid ditt besök för att förbättra din upplevelse.
De personuppgifter vi använder om dig som kommer från andra källor kan vara t.ex. kontaktuppgifter från samarbetspartners och avtalspartners för att kunna utföra vårt uppdrag.

Automatiserat beslutsfattande

Vi använder oss inte av automatiska processer för att fatta beslut som i betydande grad påverkar dig.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Vi sparar bara dina personuppgifter så länge de behövs för de syften vi samlade in uppgifterna för enligt detta Integritetsmeddelande. När vi inte längre behöver spara dina uppgifter tar vi bort dem ur våra system, databaser och backup-er. I tabellerna ovan kan du se hur länge vi sparar personuppgifter om dig för olika syften.
Vi kan också behöva spara dina personuppgifter av andra skäl, t.ex. för att följa lagkrav eller för att bevaka våra rättsliga intressen eller något annat viktigt allmänt intresse.

Vem lämnar vi ut dina personuppgifter till?

Fonden kan komma att lämna ut dina personuppgifter till tredje part, såsom till IT-leverantörer och företag som vi samarbetar med för att kunna fullgöra vårt uppdrag. Vi kan i vissa fall också behöva lämna ut uppgifter på begäran av myndigheter eller till andra parter inom ramen för domstolsprocesser eller liknande.
Fonden är en statlig myndighet vilket innebär att Fonden omfattas av offentlighetsprincipen.
Vi kommer inte att sälja dina personuppgifter.

Var använder vi dina personuppgifter?

Fonden strävar efter att alltid bara behandla dina personuppgifter inom EU/EES. I vissa fall kan vi komma att överföra dina personuppgifter till land utanför EU/EES. Om personuppgifter överförs till något sådant land kommer vi att se till att personuppgifterna fortsätter att vara skyddade och att överföringen sker på ett lagligt sätt.

Vårt ansvar för dina rättigheter

Fonden ansvarar i egenskap av personuppgiftsansvarig för att dina personuppgifter används i enlighet med lag och att dina rättigheter får genomslag. Du kan när som helst kontakta oss om du vill använda dig av dina rättigheter. Du finner Fondens kontaktuppgifter längst ner i detta Integritetsmeddelande.

Fonden är skyldig att besvara din begäran om att utöva dina rättigheter inom en månad från att du hörde av dig. Om din begäran är komplicerad eller om det har kommit in ett stort antal har vi rätt att förlänga tiden med två månader till. Om vi anser att vi inte kan göra det du vill att vi ska göra är vi skyldiga att senast inom en månad från det att vi tog emot din begäran meddela dig varför vi inte kan göra det du vill att vi ska göra och informera dig om att du har rätt att klaga hos tillsynsmyndigheten.

All information, kommunikation och samtliga åtgärder som vi genomför är kostnadsfria för dig. Om det du begär med anledning av dina rättigheter däremot är uppenbart ogrundat eller orimligt har vi rätt att ta ut en administrativ avgift för att ge dig informationen eller genomföra efterfrågad åtgärd, eller vägra att tillmötesgå din begäran.

Din rätt till tillgång, rättelse, radering och begränsning

Du har rätt att av Fonden begära:

Tillgång till dina personuppgifter. Det innebär att du har rätt att begära ett registerutdrag över vår användning av dina personuppgifter. Du har även rätt att kostnadsfritt få en kopia av de personuppgifter som vi använder. För eventuella ytterligare kopior har vi rätt att ta ut en administrationsavgift. Om du gör en begäran i elektroniskt format, t.ex. via e-post, kommer vi att ge dig informationen i ett allmänt använt elektroniskt format.

Rättelse av dina personuppgifter. Vi kommer på din begäran eller på eget initiativ att rätta, avidentifiera, radera eller komplettera uppgifter som vi upptäcker är felaktiga, ofullständiga eller missvisande. Du har även rätt att komplettera med ytterligare uppgifter om något relevant saknas.

Radering av dina personuppgifter. Du har rätt att begära att vi tar bort dina personuppgifter om det inte längre finns ett godtagbart skäl till att vi använder dem. Radering ska därför ske om:

  • personuppgifterna inte längre behövs för det syfte vi samlade in dem
  • vi använder dina uppgifter med stöd av ditt samtycke och du återkallar detta
  • du invänder mot vår användning av dina uppgifter som sker efter en intresseavvägning och vi inte har viktiga intressen som väger tyngre än dina intressen och rättigheter
  • vi har använt personuppgifterna på ett otillåtet sätt
  • vi har en rättslig skyldighet att radera personuppgifterna

Det kan dock finnas krav i lag eller andra starkt vägande skäl som gör att vi inte omedelbart kan radera dina personuppgifter. Vi kommer då att sluta använda dina personuppgifter för andra syften än att följa lagstiftningen eller som inte är nödvändig av något annat starkt vägande skäl.

Begränsning av användning. Det innebär att vi tillfälligt begränsar användningen av dina uppgifter. Du har rätt att begära begränsning när:

  • du anser att dina uppgifter är felaktiga och du har begärt rättelse enligt Rättelse av dina personuppgifter, under tiden vi utreder uppgifternas korrekthet
  • användningen är olaglig och du inte vill att uppgifterna raderas
  • vi som personuppgiftsansvariga inte längre behöver personuppgifterna för våra syften med användningen men du behöver dem för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara ett rättsligt anspråk
  • du har invänt mot användning, i väntan på kontroll om våra viktiga intressen väger tyngre än dina

Fonden kommer att vidta alla rimliga åtgärder vi kan för att underrätta alla som tagit emot personuppgifter enligt avsnitt ovan om vi rättat, raderat eller begränsat åtkomsten till dina personuppgifter efter att du begärt att vi ska göra det. På din begäran kommer vi att informera dig om vilka vi lämnat ut personuppgifter till.

Din rätt att invända mot användning

Du har rätt att invända mot sådan användning av dina personuppgifter som vi gör med stöd av allmänt intresse. Om du invänder mot sådan användning kommer vi enbart att fortsätta användningen om vi har viktiga skäl till att fortsätta användningen som väger tyngre än dina intressen.
Om du inte vill att Fonden använder dina personuppgifter för direkt marknadsföring har du alltid rätt att invända mot sådan användning genom att höra av dig till oss. När vi har mottagit din invändning kommer vi att upphöra med att använda personuppgifterna i detta marknadsföringssyfte.

Din rätt att återkalla samtycke

För den användning där vi använder ditt samtycke som laglig grund kan du när som helst återkalla ditt samtycke genom att kontakta oss. Du finner våra kontaktuppgifter längst ned i detta Integritetsmeddelande. Om du återkallar ditt samtycke är det möjligt att du inte kan använda våra tjänster på avsett sätt.

Din rätt till dataportabilitet

Du har rätt till dataportabilitet. Det innebär en rätt att få ut en del av dina personuppgifter i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format och att få överföra dessa uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig. Du har endast rätt till dataportabilitet när användningen av dina personuppgifter är automatiserad och vi grundar vår användning på ditt samtycke eller på ett avtal mellan dig och oss.

Din rätt att klaga till tillsynsmyndighet

Du har rätt att inge eventuella klagomål på vår användning av dina personuppgifter till Datainspektionen.

Vi skyddar dina uppgifter

Du ska alltid kunna känna dig trygg när du lämnar dina personuppgifter till oss. Fonden har därför vidtagit lämpliga säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter mot otillbörlig åtkomst, förändring och radering. Om det inträffar säkerhetsincidenter som kan påverka dig eller dina personuppgifter på ett mer betydande sätt, t.ex. när det finns en risk för bedrägeri eller identitetsstöld, kommer vi att höra av oss till dig och berätta vad du kan göra för att minska risken.

Cookies

En kaka (cookie) är en bit information som lagras på din dator. De kan lagras under en viss tid (s.k. permanent kaka) eller tillfälligt under besöket på webbplatsen (s.k. sessionskaka). Vi på Fonden använder cookies på vår webbplats och i våra tjänster för att förbättra din upplevelse hos oss. Första AP-fondens webbplats använder de här kakorna:

  • wp-settings-time
  • pll_language
  • cb-enabled

Förändringar av detta Integritetsmeddelande

Fonden har rätt att när som helst ändra detta Integritetsmeddelande. När vi gör ändringar som inte enbart är språkliga eller redaktionella kommer du att få tydlig information om ändringarna och vad de innebär för dig innan de börjar gälla.

Webbplatsens innehåll

Första AP-fondens webbplats innehåller information om fondens uppdrag, verksamhet och investeringar, aktuella nyheter samt de rapporter som fonden publicerar. Webbplatsen erbjuder även möjlighet att prenumerera på nyheter, samt att skicka in ansökan om arbete.

Upphovsrätt

Textmaterialet på webbplatsen får användas fritt om källan anges. Första AP-fonden är upphovsman till texterna. Diagrammen på webbplatsen samt bilderna i bildarkivet får användas av media i redaktionellt syfte. Övriga bilder kräver tillstånd från Första AP-fonden.

Insamlade personuppgifter

De personuppgifter vi samlar in lämnas huvudsakligen i samband med att personer interagerar med oss samt när de på ett eller annat sätt representerar en leverantör, avtalspart eller samarbetspartner till fonden. Det kan t.ex. vara kontaktuppgifter och information om hur de använder vår webbplats. Ibland hämtar vi även in uppgifter från andra källor såsom rekryterare och avtalspartners. Läs mer om detta i integritetsmeddelandet ovan.

Vår användning och delning

Vi på fonden använder personuppgifter för att på bästa sätt kunna fullgöra vårt uppdrag. Personuppgifter används för syften såsom:

  • Administration och fullgörande av avtal
  • Rekrytering
  • Möjliggöra kommunikation med individer i vår omvärld

Vi använder inte personuppgifter i något annat oförenligt syfte och sparar dem bara så länge som de är nödvändiga eller så länge som krävs enligt lag och föreskrift.

Vi kan i vissa fall komma att lämna ut personuppgifter till IT-leverantörer eller företag som vi samarbetar med. Vi kommer inte att sälja personuppgifter till någon annan. Läs mer om detta i integritetsmeddelandet ovan.

Dina rättigheter

Om du tillhör dem som vi interagerar med, så har du rätt att få information om vilka personuppgifter vi använder om dig och vad vi gör med dem samt till viss kontroll över dina uppgifter. Du har därför rätt att i vissa fall få ut dina uppgifter eller att få dem rättade, raderade, blockerade eller flyttade. Du har även rätt att invända mot vissa typer av användning av dina uppgifter eller återkalla ditt samtycke till att de används. Om du tycker att vi använt dina uppgifter på ett otillåtet sätt har du alltid rätt att klaga hos Datainspektionen. Om du vill veta mer om dina rättigheter kan du läsa mer i vårt fullständiga Integritetsmeddelande ovan.

Tillgänglighet

Första AP-fondens webbplats ska vara tillgänglig och användbar för alla besökare, oavsett om de har något funktionshinder.

Om du har problem med att använda webbplatsen vill vi gärna att du kontaktar oss och berättar detta. Självklart gäller det också om du har frågor kring informationen på webbplatsen eller förslag till förbättringar.

Kontaktuppgifter

Om du har några frågor Integritetsmeddelandet, vår användning av dina personuppgifter eller om du vill använda dig av dina rättigheter kan du kontakta oss på följande sätt:

Kontaktuppgifter till personuppgiftsansvarig:

Första AP-fonden
Box 16294
103 25 Stockholm
+46-8 566 20 200
info@ap1.se

Kontaktuppgifter till Första AP‐fondens Dataskyddsombud:

Maria Sundquist
Första AP-fonden
Box 16294
103 25 Stockholm
+46-70 951 72 39
dataskyddsombud@ap1.se